Procurement Associate

تسليط الضوء على الوظيفة: قيادة عمليات الشراء بسلاسة من خلال تقديم دعم وتوجيه وخدمات موثوقة تتعلق بالعقود والعمليات وتعاون أصحاب المصلحة. الغرض من الدور يقدم مساعد المشتريات خدمات دعم فعالة وفي الوقت المناسب في إدارة المشتريات والعقود للبرامج المختلفة التي يديرها مكتبهم. يروج لنهج قائم على الجودة ويركز على العميل وموجه نحو النتائج لضمان الامتثال لقواعد المشتريات واللوائح والسياسات والاستراتيجيات الخاصة بمكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع، أثناء العمل والاتصال مع موظفي المشتريات الآخرين ومختلف أصحاب المصلحة الآخرين، بما في ذلك موظفو دعم البرامج، وكبار المستشارين الفنيين، ومديري المحافظ، ومساعدي المحفظة. في أداء واجباته، يعمل مساعد المشتريات مع الحد الأدنى من الإشراف. الوظائف / النتائج الرئيسية دعم معاملات الشراء المتوقعة تنفيذ الخطوات المعتمدة لتضمين الاستدامة في عملية الشراء. ضمان التقديمات الكاملة إلى لجان العقود والملكية (CPCs). تأكد من اكتمال الوثائق لإعداد / معالجة أوامر الشراء (POs) أو العقود أو الاتفاقيات طويلة الأجل (LTAs) أو تعديلاتها. إجراء أبحاث سوقية روتينية لتحديد مصادر التوريد باستخدام السوق العالمية للأمم المتحدة والمصادر الخارجية الأخرى ذات الصلة. إعداد أو تعزيز أو صيانة قاعدة بيانات الموردين المحليين، وضمان التحديث المنتظم لقواعد بيانات المعلومات وملفات وسجلات المشتريات. إنشاء تقارير الحالة، عند الاقتضاء. ضمان توافر جميع المستندات الداعمة لأغراض التدقيق والمراجعة. تخطيط المشتريات وطلبات الشراء وتحديد المصادر التعاون مع موظفي المشروع ومديريه في إعداد خطط المشتريات والجوائز. الحفاظ على وتحديث عمليات مراقبة المشتريات للمشاريع وتقديم الملاحظات حول أوامر الشراء إلى المكتب الطالب. تقديم مقترحات للجهات الطالبة بشأن طرق توفير السلع والأشغال والخدمات، بما في ذلك المواعيد النهائية للشراء لكل مرحلة. مراجعة الطلبات للتأكد من اكتمالها. قم بإعداد المواصفات المناسبة والكاملة للمعدات والمواد وملفات تعريف الوظائف وبيانات العمل (SoWs) كمدخلات لطلبات العروض (RFPs) وطلبات عروض الأسعار (RFQs) ودعوات تقديم العطاءات (ITBs)، مما يضمن الموافقة / الموافقة من قبل وحدات الموافقة ذات الصلة. الاتصال بانتظام مع البائعين والمرسل إليهم حتى يتم تحقيق التسليم الآمن للبضائع. مراقبة التقدم والاتصال مع البائعين طوال دورة الشراء. التحقيق في مشاكل ما بعد الطلب وحلها ومشاركة التقارير المرحلية بشأن مسائل الشراء. تقديم ردود شفهية أو كتابية على الاستفسارات الواردة من المشاريع والعملاء والشركات وغيرها، فيما يتعلق بالمسائل المتعلقة بالمشتريات. إعداد تقارير شهرية عن مسائل المشتريات. الاتصال بالوحدة اللوجستية أو المشاريع عند استلام البضائع والمعدات والخدمات بهدف الحصول على تقارير التسليم المناسبة أو تقارير الاستلام والتفتيش (RIRs) أو الشهادات ذات الصلة مع ضمان إجراء المخزون المناسب. دعم العطاءات والمناقصات إعداد قوائم مختصرة للمقاولين / الموردين المناسبين للمشتريات ذات القيمة التي تزيد عن المبالغ المحددة للموافقة عليها من قبل الموظف (الموظفين) المعينين. قم بإعداد وإصدار رسائل التعبير عن الاهتمام (EOIs)، أو طلبات عرض الأسعار، أو ITBs، أو طلبات تقديم العروض، أو وثائق العطاءات الأخرى كما هو مطلوب، مع ضمان التوافق مع النماذج المعتمدة لمكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع (UNOPS) والسعي للحصول على موافقة قانونية في حالة التعديلات المطلوبة. العمل مع عملاء البرنامج أو العمليات المتقدمين لمراجعة وتقييم العطاءات أو المقترحات المستلمة وإعداد التحليلات لمنح العقود الأقل تعقيدًا لتقديمها. إلى المجموعة الفرعية الإقليمية للجنة العقود والممتلكات (CPC) أو أي هيئة قانونية أخرى معينة. جسم. العمل مع عملاء البرنامج أو العمليات الذين يطلبون تقديم طلبات إلى تكلفة النقرة (CPC). تنظيم اجتماعات المجموعة الفرعية الإقليمية للحزب الشيوعي الصيني (أو الهيئة القانونية المعينة) حسب الاقتضاء، وتعميم الوثائق للمراجعة قبل 24 ساعة على الأقل. الاحتفاظ بسجلات المجموعة الفرعية الإقليمية لـ CPC أو أي هيئة قانونية معينة أخرى. إدارة العقود متابعة توقيع العقود من قبل البائعين. إلزام الأموال في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والحصول على التوقيعات المناسبة للموافقة عليها. نشر إعلانات العقود والجوائز. الحفاظ على العقود وأنظمة الملفات. الحفاظ على قواعد البيانات / قوائم أفضل الموردين والمقاولين ومقدمي الخدمات. بناء المعرفة وتبادل المعرفة تنظيم أو تسهيل أو تقديم مبادرات التدريب والتعلم للموظفين في مجال المشتريات. تقديم مساهمات سليمة لشبكات ومجتمعات المعرفةالممارسة من خلال تجميع الدروس المستفادة ونشر أفضل الممارسات في مجال المشتريات. جمع التعليقات والأفكار والمعرفة الداخلية حول العمليات وأفضل الممارسات واستخدامها بشكل منتج. متطلبات التعليم مطلوب مدرسة ثانوية (أو ما يعادلها) مع 6 سنوات من الخبرة ذات الصلة أو درجة البكالوريوس (أو ما يعادلها) في المشتريات أو سلسلة التوريد أو القانون أو التجارة أو إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو المالية أو الاقتصاد أو المجالات ذات الصلة مع سنتين من الخبرة ذات الصلة. مطلوب شهادة أو عضوية مهنية معترف بها عالميًا أو وطنيًا (مثل CIPS) المطلوب.الخبرة المطلوبةالمتطلبات الخبرة ذات الصلة هي العمل في مجال المشتريات أو المجالات ذات الصلة. يرجى ذكر كلمة **STYLIZED** ووضع علامة RMmEwMjo0NzgwOjg6Njg2OjA6MjJmYzo1MTliOjE= عند التقديم لتظهر أنك قرأت منشور الوظيفة بالكامل (#RMmEwMjo0NzgwOjg6Njg2OjA6MjJmYzo1MTliOjE=). هذه ميزة تجريبية لتجنب مقدمي الطلبات غير المرغوب فيها. يمكن للشركات البحث في هذه الكلمات للعثور على المتقدمين الذين قرأوا هذا ورأوا أنهم بشر.