Entry Level Administrative Professional Operations & Office Support

حول PULSE (MENA) PULSE (MENA) هي منظمة ذات تفكير تقدمي مكرسة لتقديم التميز التشغيلي ودعم الابتكار في جميع أنحاء الشرق الأوسط وشمال إفريقيا. نحن نقدر التعاون والكفاءة والنزاهة والتعلم المستمر. تعمل ثقافتنا المبنية على البعد أولاً على تمكين أعضاء الفريق من المساهمة بشكل هادف أثناء التطوير المهني في بيئة داعمة وشاملة. نحن نبحث عن محترف إداري متحمس وموجه نحو التفاصيل ومنظم للمبتدئين للانضمام إلى فريق العمليات لدينا. يعد هذا الدور مثاليًا لشخص يبدأ حياته المهنية الإدارية ويستمتع بتنظيم المعلومات ودعم الفرق وحل التحديات التشغيلية اليومية وضمان العمليات التجارية السلسة. نظرة عامة على المنصب كمحترف إداري مبتدئ، ستوفر الدعم الإداري والتشغيلي الأساسي لمختلف الإدارات عبر المنظمة. ستقوم بتنسيق الجداول الزمنية وإدارة الوثائق والمساعدة في الاتصالات الداخلية وتنظيم الاجتماعات والاحتفاظ بسجلات دقيقة والمساعدة في تحسين العمليات الإدارية. يتطلب هذا المنصب مهارات تنظيمية ممتازة واتصالات كتابية ولفظية قوية والاهتمام بالتفاصيل والقدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة بعيدة تمامًا. المسؤوليات الرئيسية الدعم الإداري تقديم المساعدة الإدارية اليومية للمديرين والفرق متعددة الوظائف. إعداد وتحرير وتنسيق وتنظيم مستندات الأعمال والتقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات. الحفاظ على أنظمة حفظ رقمية دقيقة. ومستودعات المستندات. تنظيم وأرشفة سجلات الشركة مع ضمان السرية. مراقبة صناديق البريد الوارد المشتركة وتوزيع الطلبات على أعضاء الفريق المناسبين. المساعدة في إدخال البيانات وصيانة السجلات عبر أنظمة داخلية متعددة. دعم العمليات تنسيق سير العمل الداخلي والعمليات الإدارية. المساعدة في تتبع المهام التشغيلية ومعالم المشروع. المساعدة في إعداد التقارير التشغيلية باستخدام قوالب الشركة. مراقبة إكمال المهام ومتابعة عناصر الإجراءات المعلقة. دعم أنشطة الإعداد للموظفين الجدد. المساعدة في الحفاظ على إجراءات التشغيل القياسية (إجراءات التشغيل الموحدة) والوثائق الداخلية. جدولة الاجتماعات وتنسيق الاجتماعات عبر مناطق زمنية متعددة. إرسال دعوات الاجتماعات والتذكيرات. إعداد جداول الأعمال ومواد الاجتماعات. تسجيل ملاحظات الاجتماع وتوزيع عناصر العمل. تنسيق الأحداث الافتراضية وجلسات الفريق الداخلية. دعم الاتصالات صياغة رسائل البريد الإلكتروني المهنية والإعلانات الداخلية. تنسيق الاتصال بين الإدارات. الرد على الاستفسارات الروتينية بشكل احترافي وسريع. دعم مبادرات تبادل المعرفة الداخلية. المكتبية والإدارية التنسيق: الحفاظ على أنظمة المكاتب الرقمية والموارد المشتركة. تتبع الإمدادات الإدارية واشتراكات البرامج عند الاقتضاء. المساعدة في وثائق البائعين والسجلات الإدارية. دعم تخطيط السفر ووثائق النفقات عند الحاجة. ضمان بقاء العمليات الإدارية منظمة وفعالة. البيانات والتقارير تحديث قواعد البيانات الداخلية وجداول البيانات. تجميع التقارير الإدارية الأسبوعية والشهرية. إجراء فحوصات الجودة على السجلات للتأكد من دقتها واكتمالها. إنشاء تقارير روتينية للإدارة. تحسين العمليات تحديد فرص تحسين الإدارة سير العمل. التوصية بالكفاءات في التوثيق والاتصالات. المشاركة في المشاريع التي تهدف إلى تحسين الفعالية التشغيلية. المساعدة في تنفيذ الأدوات والإجراءات الإدارية الجديدة. المؤهلات المطلوبة مطلوب شهادة الثانوية العامة؛ يُفضل الحصول على درجة الزمالة أو البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الاتصالات أو مجال ذي صلة.0-2 سنوات من الإدارة أو الدعم المكتبي أو خدمة العملاء أو التدريب أو خبرة مماثلة. قدرات تنظيمية ومتعددة المهام قوية. مهارات اتصال كتابية ولفظية ممتازة باللغة الإنجليزية. اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة. القدرة على إدارة الأولويات والوفاء بالمواعيد النهائية. العمل المريح بشكل مستقل في بيئة بعيدة. الموقف المهني مع مهارات قوية في التعامل مع الآخرين. الاستعداد لتعلم أنظمة جديدة والعمليات الإدارية. المؤهلات المفضلة التدريب السابق أو خبرة الدعم الإداري. خبرة في العمل عن بعد أو في فريق افتراضي. الإلمام بتنسيق المشروع. المعرفة بمعايير الاتصالات التجارية. إتقان اللغة العربية ميزة إضافية. يجب أن يتمتع المرشحون بالمهارات الفنية بالخبرة أو الإلمام ببرنامج Microsoft Office (Word، Exc)el، PowerPoint، Outlook) Google Workspace (Docs، Sheets، Slides، Drive، Calendar) منصات مؤتمرات الفيديو (Zoom، Microsoft Teams، Google Meet) أدوات التعاون (Slack أو ما شابه) منصات إدارة المهام (Asana، Trello، ClickUp، أو Monday.com) أنظمة إدارة المستندات السحابية الكفاءات الأساسية التنظيم والتخطيط الوقت الإدارةالاتصالاتالاحترافالسريةحل المشكلاتالقدرة على التكيفالتعاونالمبادرةالمساءلةالاهتمام بالتفاصيلعقلية خدمة العملاءكيف يبدو النجاحسيحتفظ المرشحون الناجحون بسجلات إدارية منظمة ودقيقة.التواصل باحتراف مع أصحاب المصلحة الداخليين.دعم العمليات اليومية السلسة مع الحد الأدنى من الإشراف.الوفاء بالمواعيد النهائية باستمرار.إظهار الموثوقية والمهارات التنظيمية القوية.المساهمة بالأفكار التي تعمل على تحسين الكفاءة الإدارية.بناء إيجابي علاقات عمل عبر الأقسام. ما نقدمه راتب تنافسي. بيئة عمل عن بعد بالكامل. ترتيبات عمل مرنة. إجازة مدفوعة الأجر وإجازات الشركة. فرص التطوير والتدريب المهني. النمو الوظيفي داخل العمليات والإدارة. ثقافة الفريق التعاونية والداعمة والشاملة. التعرض للمشاريع الإقليمية والدولية. فرص الاعتراف والتقدم على أساس الأداء. تكافؤ الفرص صاحب العمل PULSE (MENA) ملتزم بإنشاء مكان عمل متنوع وشامل. نحن ملتزمون بتوفير فرص عمل متساوية وتعزيز بيئة عمل محترمة وتعاونية. كيفية التقديم يجب على المرشحين المهتمين تقديم سيرتهم الذاتية المحدثة أو السيرة الذاتية. يرجى ذكر كلمة ** EFFUSIVE ** ووضع علامة RMmEwMjo0NzgwOjg6Njg2OjA6MjJmYzo1MTliOjE= عند التقديم لتظهر أنك قرأت منشور الوظيفة بالكامل (#RMmEwMjo0NzgwOjg6Njg2OjA6MjJmYzo1MTliOjE=). هذه ميزة تجريبية لتجنب مقدمي الطلبات غير المرغوب فيها. يمكن للشركات البحث في هذه الكلمات للعثور على المتقدمين الذين قرأوا هذا ورأوا أنهم بشر.